Die Kunst des Beobachtens, des Fragens und des Zuhörens

Die Ausgangssituation

Der bürokratische Albtraum in der Qualitätssicherung

In der Fahrzeugbau-Branche standen Inspektoren vor einer wiederkehrenden Herausforderung: Die Inspektionen mussten per Hand auf Klemmbrettern dokumentiert werden, bevor die Daten mühsam in Excel-Tabellen übertragen wurden. Dieser Prozess war zeitraubend, fehleranfällig und sorgte für erhebliche Verzögerungen in der Qualitätssicherung. Die Fehlerquoten durch manuelle und veraltete Prozesse waren erhöht, was eine Reihe Herausforderungen aufzeigte und sich in den folgenden Werten widerspiegelte:

1. Eingabefehler
   • Manuelle Datenerfassung auf Papier oder über einfache digitale Eingabetools, bei denen Inspekteure Informationen händisch eingeben müssen, oft unter einem gewissen Zeitdruck oder in ungünstigen Arbeitsumgebungen.
   • Zwischen 5% und 15% Fehlerquote bei der Eingabe, wie Tippfehler, falsche Messwerte oder das Vergessen, Daten vollständig einzugeben.
2. Dokumentationsfehler
   • Nachträgliche Übertragung von handschriftlichen Aufzeichnungen in digitale Systeme (z.B. Excel-Tabellen). Notizen waren teils schwer lesbar sind oder Informationen gingen während der Übertragung verloren.
   • Eine Fehlerquote von 10% bis 20%. Diese Zahl umfasst Fehler wie unleserliche Handschrift, unvollständige Datenübertragungen oder das versehentliche Übersehen ganzer Abschnitte von Notizen.
3. Zeitaufwand für Nachbearbeitung und Korrekturen
   • Wegen potentieller Fehler wurde viel Zeit in die Überprüfung und Korrektur von Daten investiert. Zudem konnte es Tage dauern, bis Daten in das System übertragen und geprüft wurden.
   • Etwa 10% bis 20% der Arbeitszeit wurde für Korrekturen und Nachbearbeitungen aufgewendet. In einem 8-Stunden-Tag bedeutet dies bis zu 1,6 Stunden täglich, die nicht produktiv waren.
4. Datenverarbeitungs- und Übertragungsfehler
   • Durch das manuelle Einspeisen von Daten aus unterschiedlichen Quellen traten Fehler in der Zuordnung von Informationen oder beim Übertragen von einem System ins andere auf.
   • Fehlerquoten von etwa 5% bis 10% beim Übertragen von Daten zwischen verschiedenen Systemen oder Formaten (u.a. von Papier in Excel, dann in ein ERP-System).
5. Verzögerungen durch Nacharbeit
   • Wegen der hohen Fehlerquote und der Nachbearbeitung wurden Inspektionsberichte oft verzögert, was zu ineffizienten Abläufen führen konnte.
   • Durchschnittliche Dauer von 1 bis 3 Tagen für die Fertigstellung und Validierung der Daten nach der eigentlichen Inspektion.
6. Kundenzufriedenheit und Qualitätsmängel
   • Aufgrund der fehleranfälligen manuellen Prozesse und verzögerten Berichte wurden wichtige Qualitätsprobleme erst spät entdeckt, was sich negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirkte.
   • Kundenzufriedenheit auf einem NPS von etwa 40 bis 50, da Fehler zu Verzögerungen und Problemen in der Produktion führten.

Die Aufgabe

Abschied von Klemmbrettern – digitale Effizienz steigern

Die ursprüngliche Aufgabe bestand darin, den Inspektionsprozess durch den Einsatz von Tablets zu modernisieren. Ziel war es, die manuelle Dateneingabe zu eliminieren und den Inspektoren eine einfachere Möglichkeit zur Erfassung von Inspektionsdaten zu bieten. Es sollte eine Lösung gefunden werden, die den Prozess beschleunigt und die Daten sofort ins zentrale System überträgt.

Maßnahmen und Aktionen

Der Wendepunkt – vom Tablet zur Augmented Reality

Der Prototyp eines Tablet-Systems wurde im realen Umfeld getestet, doch schnell stellten sich Probleme heraus. Inspektoren mussten oft beide Hände frei haben, um Inspektionen effizient und sicher durchzuführen. Das Tablet erwies sich als ungeeignet – es war zu sperrig, schränkte die Bewegungsfreiheit ein und erhöhte die Unfallgefahr u.v.m. Wir brachen die Test im relaen Umfeld direkt nach ein paar Minuten ab und sprachen an, was Sache war. Diese unerwartete Erkenntnis führte zu einer Neubewertung des Auftrags. Durch intensives User Research und das Hinterfragen des ursprünglichen Ansatzes entwickelten wir viele Perspektieven und Fragen und letztendlich die revolutionäre Idee: Warum nicht einfach freihändig arbeiten und die Datenerfassung computergestützt vereinfachen?

Hier entstand die Lösung: MARA – der Mobile Augmented Reality Assistant. Anstatt Tablets zu verwenden, erhielten die Inspektoren eine AR-Brille, die es ihnen ermöglichte, Inspektionsdaten in Echtzeit per Gestensteuerung aufzunehmen und direkt ins zentrale System zu übertragen. Dies ermöglichte eine vollkommene Bewegungsfreiheit und erhöhte die Effizienz und Genauigkeit des gesamten Prozesses.

Das Resultat

Gesteigerte Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit

Die Einführung von MARA revolutionierte den Inspektionsprozess. Inspektoren konnten nun durch die AR-Brille freihändig arbeiten und gleichzeitig alle notwendigen Daten in Echtzeit erfassen. Die Effizienzsteigerung war beeindruckend: Inspektionszeiten reduzierten sich im Durchschnitt um 15 Minuten pro Inspektion, was zu einer jährlichen Einsparung von 375 Arbeitsstunden pro Inspektor führte. Insgesamt wurde eine Effizienzsteigerung von 35% erreicht, und die Fehlerquote sank um 75%, da die Daten direkt und ohne Verzögerung im System erfasst wurden.

Neben den harten Zahlen brachte die Einführung auch qualitative Vorteile:

• Kognitive Erleichterung: Durch die freihändige Arbeit und die intuitive Gestensteuerung konnten sich die Inspektoren voll auf die Inspektion konzentrieren, ohne sich mit technischen Geräten herumschlagen zu müssen. Einer der wichtigsten Aspekte wenn es um die Entwickelung digitaler Lösungen geht: Das eingesetzte System muss die Arbeit erleichtern!
• Qualitätssteigerung: Die Echtzeit-Datenübertragung sorgte für eine deutliche Reduzierung von Fehlern bei der Dateneingabe, was wiederum die Qualitätssicherung insgesamt verbesserte.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Die moderne, ergonomische Arbeitsweise mit der AR-Brille machte den Arbeitsplatz attraktiver und sorgte für eine höhere Zufriedenheit unter den Inspektoren. Diese fühlten sich durch die innovative Technologie unterstützt und konnten sicherer und effizienter arbeiten. Sehr geschätzt wurde der anwenderorientieret Ansatz und die gemeinsame Entwicklung aus der Nutzerperspektive heraus.
• Skalierbarkeit: Die AR-Brille bietet zudem die Möglichkeit, den Prozess durch Software-Updates kontinuierlich zu verbessern, ohne zusätzliche Hardware anschaffen zu müssen.